Branża turystyczna w Polsce czeka kolejna zmiana. Od 1 lipca 2026 roku każde biuro podróży będzie miało nowy, comiesięczny obowiązek wobec Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego (TFG). Dla wielu organizatorów brzmi to groźnie — nowe formularze, terminy, ryzyko kar. W praktyce, jeśli dobrze się przygotujesz, jest to do ogarnięcia. Poniżej tłumaczymy wszystko prostym językiem.
Czym dokładnie jest ten obowiązek
Do tej pory biura raportowały do TFG głównie składki od sprzedanych imprez. Po zmianie dochodzi wykaz umów — czyli zestawienie wszystkich zawartych umów o udział w imprezie turystycznej, przekazywane cyklicznie, co miesiąc.
Mówiąc wprost: raz w miesiącu Twoje biuro będzie musiało wysłać do TFG listę umów wraz z najważniejszymi informacjami o każdej z nich — kto, dokąd, za ile jedzie oraz jak wyglądają wpłaty i ewentualne zwroty.
Nowy obowiązek to comiesięczny wykaz wszystkich umów przekazywany do TFG — niezależnie od tego, czy w danym miesiącu doszło do sprzedaży nowej imprezy.
Kogo dotyczy
Obowiązek obejmuje organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych, wpisanych do właściwego rejestru. W praktyce dotyczy to zdecydowanej większości biur podróży — także tych najmniejszych, jednoosobowych.
- Biura organizujące wycieczki grupowe — szkolne, pielgrzymki, wyjazdy firmowe.
- Organizatorów imprez autokarowych i objazdowych.
- Przedsiębiorców prowadzących kilka podmiotów — każdy z osobnym numerem rejestrowym składa własny wykaz.
Co trzeba przekazać w wykazie
Dla każdej umowy TFG oczekuje zestawu konkretnych danych. Nie trzeba znać ich na pamięć — warto natomiast wiedzieć, że to informacje, które i tak gromadzisz, prowadząc wycieczkę:
- Dane identyfikujące umowę i podróżnego.
- Termin oraz miejsce realizacji imprezy (kraje, zakres terytorialny).
- Wysokość należności i dokonanych wpłat.
- Informacje o ewentualnych zwrotach i rezygnacjach.
Najważniejsze w pigułce
Terminy i konsekwencje
Wykaz przekazuje się cyklicznie, co miesiąc, w terminie wynikającym z przepisów. Kluczowe jest, by nie traktować tego jako jednorazowej czynności — to stały rytm pracy biura.
Brak przekazania wykazu lub przekazanie go z błędami może skutkować wezwaniem do uzupełnienia, a w skrajnych przypadkach — konsekwencjami dla wpisu w rejestrze. Dlatego porządek w danych i pewność, że nic nie umknęło, są tak ważne.
Największy problem nie leży w samym wysłaniu wykazu, ale w tym, żeby dane były kompletne i aktualne każdego miesiąca.
Jak się przygotować bez stresu
Najgorsze, co można zrobić, to zostawić temat na ostatnią chwilę i co miesiąc ręcznie zbierać dane z Excela, maili i folderów. Zamiast tego warto, żeby wykaz powstawał automatycznie z codziennej pracy.
W systemie takim jak TourFlow każda nowa umowa, wpłata i zwrot od razu trafiają tam, gdzie trzeba. Kiedy przychodzi czas przekazania wykazu, masz go gotowego — bez przepisywania i wertowania dokumentów. Technika i integracja są po stronie systemu.
- Prowadź wszystkie umowy w jednym miejscu, a nie w osobnych plikach.
- Zadbaj, by wpłaty i zwroty były przypisane do konkretnych umów.
- Wybierz narzędzie, które samo modeluje dane wymagane przez TFG.
Jeśli prowadzisz kilka biur lub multiagencję, upewnij się, że Twój system pozwala przekazać osobny wykaz dla każdego podmiotu z jednego konta — to oszczędza mnóstwo pracy.