Dlaczego zapisy przez link zamiast maila i telefonu?
Zgłoszenia na wyjazd przychodzą do biura mailem, przez komunikator, telefonem i z formularza na stronie, a potem ktoś przepisuje je do umowy: imię, nazwisko, data urodzenia, telefon, pokój, miejsce wsiadania. Przy dziesięciu zgłoszeniach to godzina pracy i kilka literówek. Przy trzydziestu umowach na jednej wyprawie to dzień.
Zapisy online zastępują to jednym publicznym linkiem. Biuro tworzy link do wycieczki, wysyła go klientom albo wkleja na stronę i na Facebooka, uczestnik sam wpisuje dane, a biuro moderuje zgłoszenia i jednym kliknięciem zamienia je w szkic umowy. Dziesięć zgłoszeń to dziesięć umów bez przepisywania.
Co widzi klient po otwarciu linku?
Stronę z logo i nazwą Twojego biura, nadtytułem „Zapisy na wycieczkę”, nazwą wyjazdu z terminem, Twoją wiadomością powitalną, liczbą wolnych miejsc (gdy link ma limit) i programem wycieczki w PDF do podejrzenia i pobrania. TourFlow nie pojawia się jako marka: w stopce są dane Twojego biura, wpis do rejestru organizatorów, linki do regulaminu i polityki prywatności oraz dokumenty do pobrania.
Dalej klient przechodzi przez krótki kreator, który działa na telefonie:
- Liczba osób. Plus i minus, do 20 osób w jednym zgłoszeniu, mniej, gdy limit miejsc albo pakietów na to nie pozwala.
- Pakiety. Dla każdej osoby karta pakietu: pokój 2-osobowy, pokój 1-osobowy, dziecko do 12 lat, każdy ze swoją ceną. Przy jednym pakiecie ten krok mówi tylko, że wszyscy są w nim zapisani.
- Usługi dodatkowe. Opcjonalne dodatki per uczestnik: dostawka, ubezpieczenie, bagaż, z ceną informacyjną.
- Dane. Osoba zawierająca umowę (imię i nazwisko, e-mail, telefon) i karty uczestników z polami według konfiguracji biura. Przy pierwszym uczestniku przycisk „Skopiuj dane osoby zawierającej umowę”, bo zamawiający zwykle też jedzie. Na wyjeździe z kilku miast pole „Miejsce wsiadania”.
- Podsumowanie. Liczba osób, pakiety i usługi z sumą, sekcja „Chcę fakturę” (osoba prywatna albo firma z NIP), zgody: akceptacja regulaminu i zgoda RODO z linkami do dokumentów, przycisk „Wyślij zgłoszenie”.
Po wysłaniu klient widzi podziękowanie z trzema krokami: sprawdzimy zgłoszenie, przygotujemy umowę, wyślemy ją na Twój adres e-mail. Dostaje też mail z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia, z listą uczestników, pakietami i sumą. Mail jest od Twojego biura, bez nazwy systemu.
Co widzi biuro i jak wygląda moderacja?
Zgłoszenie pojawia się na karcie wycieczki w sekcji „Zapisy/zgłoszenia” ze statusem „Oczekuje” i na globalnej liście „Zapisy” ze wszystkich wycieczek. Osoba odpowiedzialna za wycieczkę dostaje powiadomienie w systemie i mailem, a Pulpit pokazuje liczbę zgłoszeń do zatwierdzenia.
W „Szczegółach” widzisz zgłaszającego, uczestników z pakietem, ceną, usługami i miejscem wsiadania, dane do faktury, zgody z datą udzielenia oraz podpowiedź „Dopasowany klient”, jeśli ten adres e-mail jest już w kartotece. Masz dwie decyzje: „Zatwierdź” albo „Odrzuć” z powodem (brak miejsc, zgłoszenie zdublowane). Dopóki nie zatwierdzisz, umowa nie istnieje. Odrzucenie zwalnia miejsca w limicie.
Dwie osoby w biurze nie rozpatrzą tego samego zgłoszenia: druga zobaczy komunikat, że zostało już rozpatrzone. Zgłoszenia można rozpatrzyć raz, a lista jest rejestrem zapisów na wyjazd, więc pojedynczych zgłoszeń się nie usuwa.
Jak ze zgłoszenia powstaje umowa?
Kliknięcie „Zatwierdź” tworzy szkic umowy indywidualnej: numer z licznika biura w Twoim formacie, zamawiający, imienna lista uczestników, cena z pakietu (przy różnych pakietach cena per osoba, a kwota końcowa to suma cen minus zaliczka), miejsce wsiadania, prośba o fakturę. Pola, których nie ma w zgłoszeniu, wypełniają się z „Domyślnych warunków umów” wycieczki: transport, zaliczka, terminy, sposób przyjmowania wpłat.
Umowa idzie do klienta mailem od Twojego biura z linkiem do akceptacji i zapłaty. Klient potwierdza adres e-mail jednorazowym kodem, akceptuje umowę z telefonu (umowa o udział w imprezie turystycznej wymaga formy dokumentowej) i płaci BLIK-iem, kartą albo przelewem online prosto na rachunek biura. Status „Podpisana” z datą, wpłata na umowie, przypomnienie przed dopłatą. Ty decydujesz, przy której umowie klient dostaje link do zapłaty, a którą opłaca przelewem na Twój rachunek.
Każda podpisana umowa i każda wpłata trafia do wykazu TFG za właściwy miesiąc. Jedenaście umów z jednej wyprawy to jedenaście pozycji wykazu bez przepisywania. Więcej o tym na stronie wykaz umów TFG.
Zapisy dla wyprawy i zapisy dla klasy: dwa typy linku
Link typu „Umowy indywidualne” tworzy szkic umowy z każdego zatwierdzonego zgłoszenia. To tryb wypraw autorskich, kolonii, nart i pielgrzymek otwartych, gdzie każdy uczestnik ma własną umowę. Link typu „Lista imienna umowy grupowej” dopisuje zatwierdzone zgłoszenia do listy imiennej umowy ze szkołą albo parafią, bez tworzenia nowych umów. Rodzice wpisują dzieci przez link, a biuro ma gotową listę dla przewoźnika, hotelu i ubezpieczyciela.
Każdy link ma etykietę wewnętrzną (klasa i wychowawca, kanał: strona, Facebook), wiadomość powitalną, datę wygaśnięcia, limit osób i przełącznik „Link aktywny”. Po wyczerpaniu miejsc klient widzi „Brak wolnych miejsc”, po dacie wygaśnięcia „Zapisy zakończone”. Linku ze zgłoszeniami nie da się usunąć, tylko wyłączyć, żeby historia zapisów została.
Pakiety, usługi dodatkowe i miejsca wsiadania
Na wyjeździe sprzedawanym osobom cena rzadko jest jedna. Pakiety to warianty cenowe wybierane per uczestnik, z opisem i limitem osób w zgłoszeniu (pokój 1-osobowy: jedna osoba, 2-osobowy: dwie). Usługi dodatkowe to dodatki z ceną informacyjną, które trafiają do uwag umowy. Miejsca wsiadania to katalog miast lub przystanków w kolejności trasy; wybór drukuje się na umowie, a karta wycieczki pokazuje, ile osób wsiada w każdym punkcie.
Zgłoszenie i umowa pamiętają nazwę i cenę pakietu z chwili zapisu. Późniejsza zmiana ceny albo usunięcie pakietu nie zmienia istniejących zgłoszeń ani umów.
Jakie dane zbiera formularz i co z RODO?
Tylko te pola, które włączysz. Domyślnie minimum: imię i nazwisko oraz data urodzenia uczestnika, e-mail i telefon osoby zawierającej umowę. Dodatkowe pola (PESEL, numer i ważność paszportu lub dowodu, telefon uczestnika, adres) włączamy na życzenie biura, osobno jako widoczne i jako wymagane. Ta sama konfiguracja obowiązuje na formularzu, na umowie i na liście uczestników, więc dane płyną na umowę bez przepisywania.
- PESEL jest sprawdzany i szyfrowany na każdym etapie, widoczny tylko tam, gdzie jest potrzebny do dokumentów.
- Zgody z dowodem. Każde zgłoszenie zapisuje akceptację regulaminu i zgodę RODO ze znacznikiem czasu; w szczegółach widać „Udzielono {data}”.
- Dokumenty biura. Regulamin, klauzula RODO, formularz informacyjny i informacja o gwarancji jako PDF na dole formularza, dla biur bez własnej strony. Jeśli masz regulamin na stronie, zgody prowadzą tam.
- Pola ukryte nie są zapisywane, nawet jeśli ktoś je prześle. Pola wymagane sprawdza system, nie tylko przeglądarka.
- Dane w Polsce i Unii Europejskiej, codzienne szyfrowane kopie, osobna przestrzeń każdego biura.
Link jest publiczny z założenia, jak ogłoszenie o naborze. Chroni go moderacja (dopóki nie zatwierdzisz, umowa nie istnieje), ograniczenie liczby prób, niewidoczne dla ludzi pole pułapka na boty i limity maili. Strona nigdy nie pokazuje danych innych zgłoszeń ani nazw wewnętrznych biura.
Jak uruchomić zapisy na pierwszy wyjazd?
- Załóż wycieczkę: termin, cena albo pakiety, limit miejsc, próg opłacalności, miejsca wsiadania, program w PDF.
- Ustaw „Domyślne warunki umów”: transport, zaliczkę, terminy, sposób przyjmowania wpłat, żeby zatwierdzone zgłoszenia od razu były kompletnymi szkicami.
- W „Zapisy/zgłoszenia” kliknij „Dodaj link”, wybierz typ, wpisz wiadomość powitalną i limit, „Utwórz link”, „Kopiuj link”.
- Wklej link na stronę, na Facebooka albo wyślij mailem. Zgłoszenia zobaczysz na Pulpicie.
- Zatwierdzaj zgłoszenia, wysyłaj umowy do akceptacji online, patrz, jak wpłaty same lądują na umowach.
Cały proces od linku do rozliczenia pokazujemy na stronie dla biur sprzedających wyjazdy osobom. Jeśli chcesz zobaczyć go na własnym naborze, załóż konto testowe i wklej pierwszy link jeszcze dziś.