Czym jest wykaz umów TFG?
Wykaz umów to zestawienie danych o każdej umowie o udział w imprezie turystycznej, które organizator turystyki przekazuje do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego (TFG). Fundusz prowadzi Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (UFG), dlatego w praktyce biura mówią o „wysyłce do UFG” i o „Portalu TFG”. Obowiązek wprowadziła nowelizacja ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych z 7 listopada 2025 roku (Dz. U. 2025 poz. 1806) i dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026.
Najważniejsze zdanie na tej stronie: przekazujesz dane o umowach, nie same umowy. Do funduszu nie idą skany, nazwiska ani numery PESEL. Idą liczby, kwoty, daty i kody ze słowników UFG: ilu podróżnych, dokąd, za ile, kiedy i jakie wpłaty.
Wykaz to osobny obowiązek od deklaracji ze składką. Deklarację miesięczną ze składkami TFG i TFP biura składają od lat, do 21. dnia miesiąca. Wykaz umów to drugi strumień danych, który fundusz może porównać z deklaracją. O składce piszemy niżej, a policzyć ją możesz w kalkulatorze składki TFG.
Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia wykazu?
Każdego organizatora turystyki wpisanego do rejestru organizatorów prowadzonego przez marszałka województwa, a także przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych. W praktyce to zdecydowana większość biur podróży, również jednoosobowych: biura wycieczek szkolnych, pielgrzymkowe, firmowe, organizatorzy wypraw autorskich, kolonii i obozów, przewoźnicy, którzy sprzedają własne wyjazdy.
Wykaz składa się per podmiot, nie per właściciel. Jeśli prowadzisz dwie firmy z dwoma numerami w rejestrze, masz dwa wykazy, dwa konta w Portalu TFG i dwie osobne składki. Agent, który wyłącznie odsprzedaje oferty innych organizatorów, nie prowadzi wykazu, bo nie jest stroną umowy jako organizator.
Które umowy wchodzą do wykazu, a które nie?
O obowiązku decyduje data zawarcia umowy, nie data wyjazdu i nie data wpłaty. Umowa podpisana w czerwcu 2026 z wyjazdem w sierpniu nie wchodzi do wykazu, nawet gdy klient dopłaca do niej jesienią. Umowa podpisana po 1 lipca 2026 wchodzi zawsze, także wtedy, gdy klient jeszcze nic nie wpłacił.
- Jednodniówki nie wchodzą. Impreza krótsza niż 24 godziny bez noclegu jest poza ustawą: bez składki, bez deklaracji, bez wykazu. Uwaga: nocny przejazd z noclegiem albo powrót po ponad dobie zmienia kwalifikację całej imprezy.
- Umowa bez wpłat wchodzi. Idzie z zerowymi wpłatami i oznaczeniem sposobu przyjmowania wpłat. Gdy wpłata przyjdzie, zgłaszasz ją korektą.
- Umowy krajowe wchodzą, także te ze składką w niższej stawce.
- Każda umowa indywidualna to osobna pozycja. Jedenaście umów z rodzicami na jedną wycieczkę to jedenaście pozycji wykazu, każda z własnym numerem, wpłatami i korektami.
- Opiekunowie jadący gratis są podróżnymi. Szkoła z 40 uczniami i 4 opiekunami to 44 podróżnych w wykazie. Pilot, kierowca i rezydent to personel organizatora, nie podróżni.
Przy umowie grupowej do wykazu idzie rzeczywistość z listy uczestników, nie deklaracja z dnia podpisania. Umowa na 45 do 50 osób po 2400 zł, na którą jedzie 40 osób po 2500 zł z opiekunem gratis i jednym dzieckiem za połowę ceny, daje łączną cenę 96 250 zł, nie 120 000 zł. Więcej w artykule umowa to jedno, uczestnicy to drugie.
Jakie terminy obowiązują i co grozi za spóźnienie?
| Co | Termin |
|---|---|
| Umowy zawarte w danym miesiącu | wykaz do 14. dnia następnego miesiąca (umowy z września do 14 października) |
| Zmiana danych umowy, która już jest w UFG | niezwłocznie, najpóźniej 14 dni od dnia zmiany, osobno dla każdej zmiany |
| Rezygnacja z całej umowy albo błędnie wprowadzona umowa | rozwiązanie albo usunięcie w 14 dni |
| Deklaracja ze składkami TFG i TFP | do 21. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, także zerowa |
| Umowy sprzed 1 lipca 2026, jednodniówki, szkice umów | nie dotyczy |
Przepis mówi o przekazaniu wykazu do 14. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni „według stanu aktualnego na dzień przekazania” oraz o aktualizacji danych już wprowadzonych „niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania ich zmiany”. Przepis nie rozróżnia drogi przekazania: 14 dni to górna granica także przy ręcznym wpisywaniu w portalu.
Sankcje są zapisane w ustawie: UFG wzywa organizatora przez portal do wykonania obowiązku w terminie do 14 dni, do wiadomości marszałka województwa. Brak reakcji oznacza wniosek do marszałka o wykreślenie z rejestru organizatorów i trzyletni zakaz działalności. Nie straszymy, podajemy to wprost, bo biura pytają „co grozi”. W praktyce liczy się kompletność i stały rytm pracy, nie nadrabianie raz na kwartał.
Wykaz miesięczny zgłasza nowe umowy. Korekty mają własny, kroczący termin: druga rata od rodzica, trzech nowych uczestników, zwrot po rezygnacji to każdorazowo 14 dni liczone od dnia tej zmiany.
Co dokładnie zawiera wykaz umów?
Dla każdej umowy fundusz oczekuje zamkniętego zestawu danych. To informacje, które biuro i tak ma w umowie i w swoich papierach:
- numer umowy (unikalny; litery, cyfry, ukośnik, kreska i podkreślenie, bez spacji),
- data zawarcia umowy,
- przedmiot umowy: impreza turystyczna albo powiązane usługi turystyczne,
- liczba podróżnych, razem z osobami jadącymi nieodpłatnie,
- termin realizacji od i do,
- kraj, zakres terytorialny oraz miejscowość lub trasa (przy objazdówce do 5 krajów),
- rodzaj transportu, a przy locie kod lotniska docelowego,
- łączna cena usług z walutą,
- każda wpłata z datą, kwotą i walutą,
- każdy zwrot z datą, kwotą i walutą,
- sposób przyjmowania wpłat: przedpłaty przed realizacją albo całość po realizacji,
- rozwiązanie umowy, gdy klient odstąpił od całości.
Jest też druga strona tej listy i ona daje spokój. Zmiana notatki, opiekuna grupy, programu zwiedzania, telefonu rodzica albo rozmieszczenia w autokarze nie wchodzi do wykazu, więc nie wymaga korekty. Wymiana jednego ucznia na innego przy tej samej liczbie osób i tej samej cenie też nie zmienia danych wykazu, bo fundusz nie dostaje nazwisk.
Formularz, plik czy integracja z UFG: jak przekazać wykaz?
Są trzy drogi. Formularz w Portalu TFG: wpisujesz każdą umowę i każdą wpłatę ręcznie. Plik wsadowy: przygotowujesz plik według szablonu i słowników UFG, osobny na każdy rodzaj operacji (nowe umowy, korekty, rozwiązania), i wgrywasz go w portalu. Integracja: Twój system przekazuje dane bezpośrednio do UFG na konto techniczne z certyfikatem; w odpowiedzi dostajesz numer zasilenia i status.
Dla biura z dwiema do pięciu umowami miesięcznie formularz w portalu wystarcza. Problem zaczyna się przy kilkudziesięciu umowach i wpłatach w ratach: jedenaście umów indywidualnych na jedną wycieczkę to jedenaście wpisów i dwadzieścia dwie korekty wpłat, każda z własnym terminem 14 dni. Plik ogranicza klikanie, ale nadal ktoś musi go zbudować z aktualnych danych i pilnować słowników: pierwsza odrzucona wysyłka z praktyki biur poszła przez wartość opisową zamiast kodu i przez spację w numerze umowy.
O konto techniczne i certyfikat występuje biuro ze swojego konta w Portalu TFG (dostawca systemu nie może zrobić tego za biuro). UFG wysyła certyfikat i hasło mejlem, a hasło do rozpakowania SMS-em. Certyfikat jest ważny dwa lata. Każdy podmiot z własnym numerem rejestrowym to osobny wniosek i osobny certyfikat. Porównanie dróg przekazania opisaliśmy w artykule plik czy integracja.
Jak działają korekty, rezygnacje i usunięcia w wykazie?
UFG rozróżnia cztery operacje. Nowa umowa: pierwsze zgłoszenie. Korekta: zmiana danych umowy, która już jest w rejestrze, z powodem „zmiana” albo „błąd”; do funduszu idzie pełny, aktualny obraz umowy, nie tylko różnica. Rozwiązanie umowy: klient odstąpił od całości, do UFG idzie tylko numer i data rozwiązania. Usunięcie: umowa była wprowadzona błędnie (duplikat, literówka w numerze) i ma zniknąć z wykazu bez śladu rozwiązania.
Rezygnacja z opłatą za odstąpienie: skąd nadpłata?
Umowa na 10 osób po 1000 zł, wpłata 10 000 zł, jedna osoba rezygnuje, warunki biura przewidują 20 procent opłaty, biuro zwraca 800 zł. Do wykazu idzie: 9 podróżnych, cena 9000 zł, wpłata 10 000 zł bez zmian, zwrot 800 zł. Po stronie UFG widnieje nadpłata 200 zł i to jest poprawne: zatrzymana opłata za odstąpienie ma umocowanie w ustawie jako potrącenie z wpłaty. Nie pomniejsza się wpłat, nie wpisuje zwrotu 100 procent, nie dolicza opłaty do ceny usług. UFG potwierdziło takie ujęcie w odpowiedzi na pytanie jednego z biur.
Czego nie da się cofnąć?
Numer umowy jest identyfikatorem w rejestrze UFG: po wysyłce nie da się go poprawić, przy literówce umowę usuwa się i zakłada nową pod innym numerem. Rozwiązanej umowy UFG nie reaktywuje, więc zwrot pieniędzy i korektę faktury rejestruje się i wysyła przed zgłoszeniem rozwiązania. Drugie rozwiązanie tej samej umowy UFG odrzuca, a jedna odrzucona pozycja odrzuca całą paczkę biura. Szczegóły z przykładami w artykule o korekcie wykazu i o zwrotach i rezygnacjach.
Czym wykaz różni się od składki TFG i TFP?
Składka to pieniądze, wykaz to dane. Składkę na TFG i na Turystyczny Fundusz Pomocowy (TFP) biuro liczy od każdego podróżnego według strefy (Polska i kraje graniczące, Europa, kraje pozaeuropejskie), rodzaju transportu (z transportem, bez transportu, lot czarterowy) i sposobu przyjmowania wpłat. Deklarację z wyliczoną składką biuro składa w Portalu TFG do 21. dnia miesiąca, a składkę przelewa. Po przekazaniu wykazu fundusz może wyliczyć składkę z tych samych danych i porównać ją z deklaracją.
Stawki są w kalkulatorze składki TFG: liczba uczestników, strefa, transport i sposób wpłat dają składkę za osobę i za umowę. Składka jest należna od dnia zawarcia umowy i nie maleje po rezygnacji podróżnego; podlega zarachowaniu na następne składki w części II deklaracji.
Jak TourFlow prowadzi wykaz TFG?
W TourFlow nie ma osobnej „roboty z TFG”. Wykaz powstaje w tle z pól, które biuro i tak wypełnia: numer i data podpisania umowy, liczba osób z listy uczestników, daty i kraje wycieczki, etapy transportu z lotniskiem, ceny uczestników, wpłaty z datą płatności, zwroty. Każdy zapis w tych miejscach dopisuje umowę do kolejki zmian, nawet jeśli pracownik nigdy nie otworzy ekranu TFG.
- Umowa podpisana, umowa w kolejce. Status „Podpisana” wymaga daty podpisania, rodzaju transportu i sposobu przyjmowania wpłat, bo te trzy pola zasilają wykaz. Umowa trafia do sekcji miesiąca zawarcia z terminem w nagłówku: „Umowy z października, wyślij do 14 listopada”.
- Pulpit pilnuje terminów. Kafelek „Umowy do zgłoszenia w TFG” z liczbą umów i datą, kafelek „Korekty TFG do wysłania” z liczbą dni przy każdej umowie, czerwony po terminie.
- Braki widać przed wysyłką. Nad listą ostrzeżenia: brak kraju wycieczki, brak lotniska docelowego, brak liczby osób, brak wartości umowy, wpłata bez daty, nadpłata na umowie. Widok „Sprawdź dane przed wysyłką” pokazuje tabelę pól w kolejności UFG, zmienione na żółto.
- Wysyłka jednym kliknięciem. „Generuj eksport”, potem „Wyślij do TFG”. Wykaz idzie przez integrację z UFG, system sam dopytuje o status. Bez certyfikatu pobierasz plik UFG i wgrywasz go w portalu, a potem potwierdzasz wysyłkę.
- Korekty same się zgłaszają. Dopisujesz wpłatę do umowy, która jest w UFG: system ostrzega „Umowa jest w rejestrze UFG” i prosi „Zapisz i utwórz korektę”. Korekta dostaje termin liczony od pierwszej realnej zmiany. Rezygnacja całej umowy idzie jako rozwiązanie, umowa usunięta jako usunięcie.
- Dowód zostaje. Umowa dostaje zielony znacznik „UFG” z datą i numerem zasilenia. Historia wysyłek nie jest nigdy czyszczona, a „Dane wysłane” pokazują dokładnie to, co dostał fundusz.
Kilka biur na jednym koncie to kilka wykazów: osobne sekcje, osobne certyfikaty, osobne numery zasileń i osobny raport składek z blokadą rozliczonego miesiąca. Jednodniówki system pomija w kolejce sam, umowy z datą podpisania sprzed 1 lipca 2026 nigdy do niej nie trafiają. Składkę TFG i TFP liczy pomocniczo w raporcie „Deklaracja TFG” per biuro i miesiąc, z eksportem PDF i XLSX; deklarację w Portalu TFG składa biuro.
Za treść wykazu i deklaracji odpowiada organizator. System przygotowuje dane, pokazuje braki, przekazuje wykaz i przechowuje dowody. W sprawach interpretacji przepisów decyduje organizator, a w razie wątpliwości warto zapytać UFG.
Czy muszę kupować system, żeby złożyć wykaz TFG?
Nie. Portal TFG pozwala wpisać każdą umowę i każdą wpłatę ręcznie w formularzu i dla biura z kilkoma umowami miesięcznie to wystarcza. Prawdziwy koszt leży gdzie indziej: w pilnowaniu kroczących terminów korekt, w słownikach kodów, w pamiętaniu, która wpłata już poszła, i w udowodnieniu po roku, co dokładnie dostał fundusz. Uczciwie opisaliśmy to w bezpłatnym poradniku „Czy musisz kupować system, żeby złożyć wykaz TFG?”, dziesięć stron z checklistą na koniec.
Jeśli chcesz zobaczyć wykaz na własnej wycieczce, załóż konto testowe i wpisz najbliższą umowę, albo umów prezentację: pokażemy całą drogę od umowy do numeru zasilenia na przykładzie wyjazdu podobnego do Twojego.