Opisujemy, jak umowy działają w codziennej pracy biura i w systemie. Za treść umowy odpowiada organizator; w sprawach interpretacji ustawy warto zapytać prawnika albo UFG.
Co musi zawierać umowa o udział w imprezie turystycznej?
Umowę o udział w imprezie turystycznej zawiera organizator turystyki z podróżnym. Ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych określa, jakie informacje organizator przekazuje przed zawarciem umowy i co umowa ma zawierać. Lista ustawowych elementów poniżej jest miejscem do uzupełnienia przez biuro na podstawie aktualnego tekstu ustawy; nie podajemy jej z pamięci.
Według art. 42 ust. 4 ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych umowa o udział w imprezie turystycznej lub potwierdzenie jej zawarcia zawiera pełną treść uzgodnień między organizatorem a podróżnym, informacje przekazane przed zawarciem umowy (art. 40 ust. 1) oraz osiem dodatkowych elementów:
- dane osoby reprezentującej organizatora albo pilota wycieczek odpowiedzialnego za przebieg imprezy, z numerem telefonu lub adresem e-mail;
- nazwę i dane kontaktowe podmiotu, który zapewnia ochronę na wypadek niewypłacalności organizatora (gwarancja ubezpieczeniowa lub bankowa, rachunek powierniczy);
- informację o prawie podróżnego do przeniesienia uprawnień i obowiązków z umowy na inną osobę (art. 43 ust. 1);
- wymagania specjalne, które podróżny zgłosił organizatorowi, a strony je uzgodniły;
- informację o wewnętrznych procedurach rozpatrywania skarg, o pozasądowych metodach rozstrzygania sporów konsumenckich i o platformie internetowego rozstrzygania sporów (ODR);
- informację o obowiązku zgłaszania organizatorowi niezgodności stwierdzonych w trakcie imprezy;
- dane kontaktowe umożliwiające bezpośredni kontakt z osobą poniżej 18 lat lub z osobą odpowiedzialną za nią w miejscu pobytu, gdy taka osoba podróżuje bez rodzica lub upoważnionej osoby;
- informację, że organizator odpowiada za należyte wykonanie wszystkich usług objętych umową i ma obowiązek udzielić pomocy podróżnemu (art. 52).
Informacje przed zawarciem umowy, które stają się jej częścią (art. 40 ust. 1)
- główne właściwości usług: miejsce pobytu, trasa i czas trwania z datami i liczbą noclegów; rodzaj i klasa transportu z godzinami i miejscami wyjazdów i postojów; położenie, rodzaj i kategoria zakwaterowania; liczba i rodzaj posiłków; program zwiedzania i usługi w cenie; czy usługi są świadczone grupowo i jaka jest przybliżona liczebność grupy; wymagania językowe; dostępność dla osób o ograniczonej sprawności ruchowej;
- płatności: wysokość lub procent zaliczki i termin jej wpłaty, termin zapłaty całości, sposób płatności oraz informacja, czy wpłata trafia na turystyczny rachunek powierniczy;
- cena imprezy z podatkami i opłatami dodatkowymi, a gdy nie da się ich policzyć wcześniej, rodzaj kosztów, które mogą obciążyć podróżnego;
- minimalna liczba uczestników, od której impreza się odbędzie;
- termin powiadomienia o odwołaniu imprezy z powodu zbyt małej liczby zgłoszeń;
- prawo do rozwiązania umowy przed rozpoczęciem imprezy za opłatą oraz wysokość tej opłaty;
- formalności: przepisy paszportowe, wizowe, sanitarne i wymagania zdrowotne;
- dane organizatora lub agenta: nazwa handlowa, adres, telefon lub e-mail;
- ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne, w tym od kosztów rozwiązania umowy i kosztów pomocy w razie wypadku lub choroby.
Umowa ma być prosta, zrozumiała i czytelna, a podróżny dostaje jej kopię lub potwierdzenie zawarcia na trwałym nośniku niezwłocznie po zawarciu (art. 42 ust. 1 i 2). Informacje z art. 40 ust. 1 pkt 1 do 6 są częścią umowy i nie zmieniają się bez zgody stron. Przy wpłacie podróżny dostaje pisemne potwierdzenie zabezpieczenia finansowego i składek na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny (art. 42 ust. 8).
Niezależnie od ustawy, z tego, czego wymaga wykaz umów TFG, wynika zamknięty zestaw danych, które każda umowa musi mieć w porządku, bo fundusz je dostaje:
- numer umowy, unikalny w całym biurze (litery, cyfry, ukośnik, kreska, podkreślenie, bez spacji),
- data zawarcia, bo od niej liczy się miesiąc wykazu i składka,
- liczba podróżnych, razem z osobami jadącymi nieodpłatnie,
- termin realizacji od i do oraz kraj i trasa,
- rodzaj transportu, a przy locie lotnisko docelowe,
- łączna cena usług z walutą i harmonogram wpłat (zaliczka, dopłata końcowa),
- sposób przyjmowania wpłat: przedpłaty przed realizacją albo całość po realizacji.
Do umowy dochodzą dokumenty biura: ogólne warunki uczestnictwa (regulamin), klauzula RODO, standardowy formularz informacyjny i informacja o gwarancji ubezpieczeniowej organizatora. Przy zapisach online klient widzi je przed wysłaniem zgłoszenia i akceptuje razem ze zgodami.
Umowa grupowa czy indywidualna: kiedy którą zawrzeć?
Umowa grupowa to jedna umowa z instytucją: szkołą, parafią, firmą, klubem. Stroną jest organizacja, a człowiek (dyrektor, nauczyciel, ksiądz) jest osobą kontaktową. Umowa trzyma warunki: widełki liczby osób (45 do 50), cenę za osobę, miejsca gratis dla opiekunów, zaliczkę i terminy. Lista uczestników trzyma rzeczywistość: 38 osób po 2500 zł, syn nauczyciela po 1250 zł, dwóch opiekunów po 0 zł. Suma wierszy to wartość rzeczywista umowy i liczba podróżnych do wykazu TFG. Umowa to jedno, uczestnicy to drugie.
Umowa indywidualna to umowa z pojedynczym klientem (konsumentem), który zapisuje siebie, rodzinę albo znajomych. Jedna wycieczka może mieć kilkadziesiąt takich umów. Umowa ma zamawiającego z adresem, imienną listę uczestników, cenę (z pakietu albo własną, także inną dla każdej osoby), harmonogram wpłat i numer nadany automatycznie w formacie biura.
Oba modele mieszają się dowolnie na jednej wycieczce: szkoła ma umowę grupową, rodzice dzieci z innej klasy umowy indywidualne, a saldo wycieczki jest wspólne. W wykazie TFG każda umowa to osobna pozycja, więc jedenaście umów indywidualnych to jedenaście pozycji, a jedna umowa ze szkołą na 45 osób to jedna pozycja z 45 podróżnymi. Więcej w artykule umowa grupowa czy indywidualna.
Numeracja i statusy: co się dzieje po podpisaniu?
Numer umowy jest identyfikatorem w rejestrze UFG, więc nie może się powtarzać i po wysyłce wykazu nie da się go poprawić. Przy literówce umowę usuwa się i zakłada nową pod innym numerem. Dlatego numerację warto ustawić raz: umowy indywidualne dostają numer z licznika biura w Twoim formacie (na przykład 61/2026 albo IND/011/10/2026), licznik roczny albo miesięczny, nigdy zajęty numer.
Umowa ma trzy statusy. Szkic: przygotowana, bez podpisu, nie trafia do wykazu TFG, na wydruku znak wodny „SZKIC”. Podpisana: zawarta; wymaga daty podpisania, rodzaju transportu i sposobu przyjmowania wpłat, bo te trzy pola zasilają wykaz. Od tej chwili umowa jest w kolejce wykazu za miesiąc zawarcia, a każda późniejsza zmiana liczby osób, ceny, dat, transportu, wpłat lub zwrotów po wysyłce tworzy korektę z terminem 14 dni. Rezygnacja: klient odstąpił od całości; umowa traci uczestników, a jeśli była w UFG, idzie jako rozwiązanie.
Zmiana podpisanej umowy grupowej może iść aneksem: zmieniasz pola, zmiany bez własnego pola wpisujesz jako BYŁO / JEST, podajesz datę aneksu, a PDF otwiera się do wydruku. Przesunięcie terminu całej grupy robi się raz, na wycieczce, i wystawia aneks do każdej podpisanej umowy. Aneksy są dodatkiem do planu.
Czy klient może zaakceptować umowę online bez podpisu na papierze?
Tak. Umowa o udział w imprezie turystycznej wymaga formy dokumentowej, a nie podpisu własnoręcznego. W TourFlow umowa idzie do klienta mailem od Twojego biura z linkiem do akceptacji. Klient potwierdza adres e-mail jednorazowym kodem, czyta umowę i akceptuje ją z telefonu. System zapisuje w imieniu biura datę i czas, potwierdzony adres e-mail, imię i nazwisko podane przy akceptacji, treść złożonych oświadczeń oraz kopię zaakceptowanego dokumentu. Umowa dostaje status „Podpisana” z datą i oznaczeniem „online”.
Razem z akceptacją klient może od razu zapłacić zaliczkę BLIK-iem, kartą albo przelewem online przez Tpay, prosto na rachunek biura. Wpłata sama ląduje na umowie i w wykazie TFG. Ty decydujesz, przy której umowie klient dostaje link do zapłaty, a którą opłaca przelewem na Twój rachunek. Jeśli wolisz papier, drukujesz umowę w PDF, a odesłany skan zapisujesz jednym kliknięciem jako podpisaną umowę przy wycieczce.
Znacznik czasu Certum jako dodatek
Dla biur, które chcą mocniejszego dowodu chwili akceptacji, dodajemy kwalifikowany znacznik czasu Certum do akceptowanych umów. To dodatek do każdego planu, z ceną w cenniku. Sama akceptacja online działa bez niego.
Jak TourFlow generuje umowę z Twojego wzoru?
Biura mają swoje wzory od lat i nie chcą ich zmieniać. Nie muszą. Przysyłasz wzór w Wordzie albo PDF, a my przygotowujemy szablon z Twoimi paragrafami, oświadczeniami, układem tabel i podpisami; system wstawia pola zmienne: klienta, termin, cenę, uczestników, harmonogram wpłat. Biuro z dwoma podmiotami dostaje osobne szablony na każdy papier firmowy. W planie Standard + Opieka dopasowanie do wzoru jest częścią wdrożenia, w planie Standard wydruk idzie z neutralnego wzoru z logo i danymi biura.
Dane do umowy nie są przepisywane. Na wycieczce grupowej umowa powstaje z grupy i osoby kontaktowej, a lista uczestników z arkusza wgranego przyciskiem „Import”. Na wycieczce autorskiej umowa powstaje ze zgłoszenia online: zamawiający, uczestnicy, pakiet, cena, miejsce wsiadania, prośba o fakturę. Pola bez danych wypełniają „Domyślne warunki umów” wycieczki: transport, zaliczka, terminy, sposób przyjmowania wpłat. Klient, który jechał rok temu, jest w kartotece: trzy litery nazwiska i jego rodzina wraca na umowę.
- Dodaj umowę na karcie wycieczki: grupową (z grupą i kontaktem) albo indywidualną (z zamawiającym z kartoteki).
- Sprawdź uczestników: wiersze z liczbą osób i ceną przy umowie grupowej, imienna lista przy indywidualnej.
- Drukuj PDF w Twoim wzorze albo wyślij mailem z linkiem do akceptacji online i zapłaty.
- Oznacz jako podpisaną (albo poczekaj na akceptację online). Umowa trafia do kolejki wykazu TFG za miesiąc zawarcia.
- Wpłaty widzisz przy umowie: online księgują się same, przelewy dopisujesz albo importujesz z wyciągu. Przypomnienie o dopłacie idzie z Twojego biura.
Co z umowy trafia do wykazu TFG?
Dane o umowie, nie sama umowa: numer, data zawarcia, liczba podróżnych, termin, kraj i trasa, transport, łączna cena, każda wpłata i zwrot z datą, sposób przyjmowania wpłat. Bez nazwisk, numerów PESEL i skanów. Umowy zawarte od 1 lipca 2026 wchodzą do wykazu za miesiąc zawarcia, do 14. dnia następnego miesiąca; jednodniówki bez noclegu nie wchodzą. Każda zmiana umowy już przekazanej to korekta w 14 dni. Całość opisujemy na stronie wykaz umów TFG.
W TourFlow umowa, która jest w rejestrze UFG, ma zielony znacznik „UFG” z numerem zasilenia. Edycja takiej umowy pyta „Umowa wysłana do UFG, zapisać zmiany?” i tworzy korektę z terminem na Pulpicie. Pracownik nie musi pamiętać, co już poszło.