Na tę samą wycieczkę grupową można zawrzeć umowę na dwa sposoby. Wybór nie jest tylko formalnością — wpływa na to, kto za co odpowiada i jak później wygląda rozliczenie oraz wykaz do TFG.
Umowa grupowa
To jedna umowa biura z instytucją: szkołą, parafią, firmą czy stowarzyszeniem. Instytucja występuje jako strona i zwykle odpowiada za zebranie uczestników oraz płatność. Dla biura to mniej dokumentów i jeden punkt kontaktu.
Umowy indywidualne
Tu biuro podpisuje osobną umowę z każdym uczestnikiem — na jedną wycieczkę może ich być nawet czterdzieści. Więcej papieru, ale za to bezpośrednia relacja z każdym podróżnym i jasna sytuacja przy rezygnacjach czy dopłatach.
W skrócie
Oba modele można mieszać
W praktyce często sprawdza się połączenie obu: umowa grupowa ze szkołą i kilka indywidualnych z osobami, które dołączają prywatnie. Dobry system pozwala prowadzić oba modele na jednej wycieczce bez kombinowania.
Nie ma jednej dobrej odpowiedzi — jest dobre dopasowanie modelu umowy do konkretnej grupy.
A co z TFG
Z punktu widzenia TFG każda umowa to osobna pozycja w wykazie — niezależnie od modelu. Dlatego ważne, by system potrafił wygenerować wykaz dla wszystkich umów wycieczki, również wtedy, gdy mieszasz grupowe z indywidualnymi.