Ta lista powstała z rozmów z biurami, które porównywały systemy: biura wycieczek szkolnych, pielgrzymkowe, organizatorzy wypraw autorskich, przewoźnicy z własnymi wyjazdami. Pytania są w kolejności, w jakiej zwykle padają. Przy każdym piszemy, czego się spodziewać w odpowiedzi i jak jest w TourFlow. Nie wymieniamy innych systemów po nazwie; porównuj sam, z tą listą w ręku.
1. Czy ten program jest dla biura, które samo organizuje wyjazdy?
To pierwsze pytanie, bo rozstrzyga wszystko dalej. Są systemy rezerwacyjne dla agentów, którzy odsprzedają gotowe pakiety dużych organizatorów: ich sercem jest wyszukiwarka ofert i rezerwacja u touroperatora. Biuro, które samo układa wycieczkę szkolną, pielgrzymkę albo wyprawę, potrzebuje czego innego: kosztorysu, umowy jako organizator, listy uczestników, wpłat i rozliczenia po powrocie.
Jak jest w TourFlow: system jest zbudowany wokół własnych wyjazdów, dla grup i dla osób. Jedna wycieczka prowadzi od kalkulacji, przez umowę i wpłaty, po kartę pilota i rozliczenie. Jeśli Twoje biuro wyłącznie odsprzedaje oferty innych organizatorów, TourFlow nie jest dla Ciebie i mówimy to wprost. Jeśli oprócz tego robisz własne wyjazdy, to właśnie ta część pracy jest w systemie.
2. Czy klienci zapiszą się sami przez link, czy ktoś musi przepisywać zgłoszenia?
Zgłoszenia na wyjazd przychodzą mailem, przez komunikator, telefonem i z formularza na stronie, a potem ktoś przepisuje je do umowy. Zapytaj, czy system ma publiczny link do zapisów per wycieczka, czy klient potrzebuje konta, czy formularz działa na telefonie i co dzieje się ze zgłoszeniem po wysłaniu: czy od razu jest umową, czy biuro je najpierw sprawdza.
Jak jest w TourFlow: każdy wyjazd ma własny link z limitem miejsc, pakietami (pokój 2-osobowy, 1-osobowy, dziecko) i miejscami wsiadania. Klient wypełnia formularz bez logowania, biuro zatwierdza zgłoszenie, a z zatwierdzenia powstaje szkic umowy z numerem, zamawiającym, uczestnikami i ceną z pakietu. Formularz nosi logo i nazwę Twojego biura. Szczegóły na stronie zapisy na wycieczkę online.
3. Czy umowa powstanie w moim wzorze, czy w wzorze dostawcy?
Biura mają swoje wzory umów od lat: paragrafy, oświadczenia, informację o gwarancji, układ tabel. Zapytaj, czy wydruk odwzoruje Twój wzór, czy dostaniesz szablon dostawcy do zaakceptowania. Zapytaj też o dwa modele umów na jednej wycieczce: jedną ze szkołą i osobne z rodzicami spoza grupy.
Jak jest w TourFlow: przysyłasz wzór w Wordzie albo PDF, a my przygotowujemy szablon z Twoimi paragrafami i podpisami; system wstawia dane klienta, termin, cenę i uczestników. W planie Standard wydruk idzie z neutralnego wzoru z logo i danymi biura, w planie Standard + Opieka dopasowanie do wzoru jest częścią wdrożenia. Umowa grupowa ze szkołą i umowy indywidualne z rodzicami działają na tej samej wycieczce. Więcej na stronie o umowie o udział w imprezie turystycznej.
4. Jak działają płatności online i ile wynosi prowizja?
Tu padają trzy podpytania. Czy klient może zapłacić BLIK-iem i kartą, czy tylko przelewem? Dokąd trafiają pieniądze: na rachunek biura czy na konto pośrednika, z którego biuro dostaje wypłaty? I ile kosztuje: prowizja procentowa od wpłaty, opłata stała, dopłata za wypłatę? Zapytaj też, czy płatność online jest obowiązkowa przy każdej umowie.
Jak jest w TourFlow: klient płaci BLIK-iem, kartą albo przelewem online przez Tpay z Grupy Banku Pekao, prosto na rachunek biura. Wpłata sama ląduje na umowie i w wykazie TFG. Prowizja operatora to stałe 1,2% od wpłaty online, bez innych opłat za płatności. Płatności online są opcją: Ty decydujesz, przy której umowie klient dostaje link do zapłaty, a którą opłaca przelewem na Twój rachunek.
5. Czy wykaz umów do TFG idzie przez integrację z UFG, czy ktoś robi plik ręcznie?
Wykaz umów TFG to obowiązek miesięczny z kroczącymi terminami korekt: nowe umowy do 14. dnia miesiąca, każda zmiana w 14 dni od zmiany. Zapytaj, skąd system bierze dane do wykazu (czy trzeba coś wpisywać osobno), czy pilnuje terminów korekt, czy wysyła przez integrację z UFG z numerem zasilenia, czy tylko generuje plik, oraz co pokaże przy kontroli.
Jak jest w TourFlow: wykaz składa się sam z umów, wpłat, zwrotów i rezygnacji. Pulpit pokazuje termin 14. dnia i terminy korekt przy każdej umowie. Wysyłasz jednym kliknięciem przez integrację z UFG, zostaje numer zasilenia i historia tego, co dokładnie dostał fundusz. Raport „Kontrola TFG” daje wykaz bez danych osobowych i potwierdzenia zasileń w jednym pliku. Wszystko opisujemy na stronie wykaz umów TFG.
6. Czy pilot ma kartę w telefonie i czego nie zobaczy?
Karta pilota to plan dzień po dniu, kontakty, noclegi, kwota do pobrania od grupy i zaliczka z biura. Zapytaj, czy pilot ma ją w telefonie i czy jest aktualna po każdej zmianie w biurze, czy może zgłosić wydatek zdjęciem paragonu i, co ważne, czy widzi ceny, wartości umów i wpłaty.
Jak jest w TourFlow: pilot otwiera link z maila i widzi aktualną kartę w przeglądarce telefonu, może ją pobrać jako PDF na wypadek braku zasięgu. Zgłasza wydatki ze zdjęciem paragonu, biuro akceptuje jednym kliknięciem, a wydatek wchodzi do rozliczenia. Pilot nie widzi cen, wartości umów, wpłat ani kosztów biura.
7. Czy rozliczę wyjazd, gdy koszty są w euro i dolarach?
Wyprawy i wyjazdy zagraniczne mają koszty w kilku walutach: hotel w euro, przewodnik lokalny w dolarach, wpłaty klientów w złotych. Zapytaj, czy system trzyma koszty w walucie oryginalnej, skąd bierze kurs i czy na końcu daje jeden wynik w złotych.
Jak jest w TourFlow: koszty biura i wydatki pilota wpisujesz w walucie, kurs średni NBP z dnia rozpoczęcia wycieczki pobierasz jednym kliknięciem albo wpisujesz własny, a bilans wychodzi w złotych. Kalkulator przed sprzedażą liczy koszt na osobę, marżę i próg opłacalności, a z kalkulacji powstaje wycieczka.
8. Cena per stanowisko czy per biuro? Co jest stanowiskiem?
Modele cenowe różnią się bardziej niż kwoty. Zapytaj: płacę za użytkownika, za biuro, czy procent od obrotu? Czy pilot jest stanowiskiem? Czy jest limit wycieczek, umów albo uczestników? Co się dzieje z ceną, gdy biuro rośnie z trzech do pięciu osób?
Jak jest w TourFlow: 199 zł brutto miesięcznie za całe biuro do 3 stanowisk z aktywnym kontem Tpay, każde kolejne stanowisko 66 zł brutto. Bez konta Tpay plan Standard 200 zł netto albo Standard + Opieka 250 zł netto za stanowisko miesięcznie. Stanowisko to aktywny pracownik z własnym loginem, piloci nie są stanowiskami. Wycieczki, umowy, uczestnicy i wpłaty bez limitu. Pełny cennik z przykładem dla pięciu stanowisk.
9. Czy muszę podpisać umowę na rok i płacić za wdrożenie?
Umowa roczna z góry i opłata wdrożeniowa to częsty model. Nie jest zły, ale wiąże biuro, zanim sprawdzi system na własnej pracy. Zapytaj o okres wypowiedzenia, o to, co dostaniesz przy odejściu (eksport danych w jakim formacie) i czy faktura jest co miesiąc.
Jak jest w TourFlow: bez umowy na rok, faktura VAT co miesiąc, rezygnacja mailem, dane w eksporcie. Bez opłaty za wdrożenie: konto zakładasz sam i pracujesz od razu. Plan i liczbę stanowisk zmieniasz w trakcie.
10. Gdzie są dane moich klientów i kto za nie odpowiada?
Biuro jest administratorem danych swoich klientów i uczestników, dostawca systemu podmiotem przetwarzającym. Zapytaj, gdzie fizycznie są serwery, jak często robione są kopie, czy numery PESEL są szyfrowane, czy jedno biuro może zobaczyć dane innego i czy regulamin, polityka prywatności i umowa powierzenia są publiczne.
Jak jest w TourFlow: dane na serwerach w Polsce i w Niemczech, w Unii Europejskiej, codzienne szyfrowane kopie, PESEL szyfrowany, każde biuro w odseparowanej przestrzeni wymuszonej na poziomie bazy danych. Historia zmian pokazuje, kto i kiedy co zmienił. Regulamin i polityka prywatności są publiczne.
11. Czy mogę przetestować system na własnej wycieczce, bez rozmowy z handlowcem?
Prezentacja pokazuje to, co dostawca chce pokazać. Test na własnej wycieczce pokazuje, czy pracownice odnajdą się w ekranach bez szkolenia. Zapytaj, czy konto testowe zakłada się samemu, czy trzeba podać kartę, jakie są limity testu i co z danymi po jego zakończeniu.
Jak jest w TourFlow: konto testowe zakładasz sam, 14 dni bez karty, pełny system z limitami testu (3 pracowników, 20 wycieczek, 1 biuro, wydruki ze znakiem wodnym). Po rejestracji przychodzi tylko automatyczny mail, nikt nie dzwoni. Po teście 30 dni tylko do odczytu z eksportem danych. Jeśli wolisz, żeby ktoś pokazał system na przykładzie wyjazdu podobnego do Twojego, umów prezentację.
12. Czy jedno konto obsłuży dwa podmioty z osobnymi wykazami TFG?
Coraz więcej właścicieli prowadzi dwie firmy: spółkę i działalność, dwie marki z osobnymi wpisami do rejestru organizatorów. Każdy podmiot ma własny wykaz TFG, własną składkę, własny papier firmowy i numerację umów. Zapytaj, czy system to rozdzieli bez dwóch kont i dwóch logowań.
Jak jest w TourFlow: jedno konto, wiele biur. Każde ma osobne dane rejestrowe, logo, numerację umów, szablony dokumentów, osobny wykaz TFG z własnym certyfikatem UFG i osobny raport składek. Wycieczkę przypisujesz do biura, a system sam pilnuje, do którego wykazu trafią jej umowy.
Jak porównać systemy w jeden wieczór?
Weź jedną prawdziwą wycieczkę, najlepiej tę, która właśnie się sprzedaje, i przeprowadź ją przez każdy system od początku do końca: kalkulacja, umowa w Twoim wzorze, dwie wpłaty (jedna BLIK-iem, jedna przelewem), rezygnacja jednej osoby z zatrzymaniem 20 procent, karta pilota i wykaz TFG za ten miesiąc. Zapisz, ile razy musiałeś przepisać te same dane i ile razy system sam zrobił coś, o czym nie musiałeś pamiętać.