1 lipca minęło i nowy obowiązek wobec TFG przestał być zapowiedzią — działa od pierwszej umowy, którą podpisałeś w tym miesiącu. To właśnie teraz pojawia się najwięcej praktycznych pytań: co dokładnie wykazać, do kiedy i co zrobić, gdy dane się zmienią. Zebraliśmy odpowiedzi — na podstawie oficjalnych pytań i odpowiedzi opublikowanych przez TFG — w jedną instrukcję krok po kroku.
Obowiązek już działa — co to znaczy w praktyce
Od 1 lipca 2026 każda nowo zawarta umowa o udział w imprezie turystycznej podlega przekazaniu do systemu TFG w formie wykazu umów. Ważne: przekazujesz dane o umowach, a nie same umowy — żadnych kopii ani skanów.
Zakres danych jest zbliżony do wykazu prowadzonego dotychczas. Nowością od 1 lipca są dwa elementy: przedmiot umowy (impreza turystyczna czy powiązane usługi turystyczne) oraz wskazanie, czy przed realizacją przyjmowane są przedpłaty. Doprecyzowano też podawanie kwot w różnych walutach, kraj realizacji i oznaczanie lotniczego transportu czarterowego.
Wykaz umów dotyczy danych o imprezach i usługach turystycznych — nie zawiera danych osobowych podróżnych.
Które umowy wchodzą do wykazu (a które nie)
O obowiązku decyduje data zawarcia umowy, a nie termin wyjazdu. Umowy zawarte od 1 lipca 2026 — wykazujesz. Umowy zawarte wcześniej — nie, nawet jeśli wyjazd, wpłaty, zmiany czy rozwiązanie przypadają po 1 lipca.
- Wykazujesz wszystkie umowy zawarte od 1 lipca — także krajowe ze składką 0 zł.
- Umowa podpisana w maju czy czerwcu nie wchodzi do systemu — nawet gdy klient dopłaca w lipcu.
- Wycieczki jednodniowe (poniżej 24 h, bez noclegu) są wyłączone z ustawy — nie trafiają do wykazu.
- Jeśli podpisujesz osobną umowę z każdym uczestnikiem — każda z tych umów trafia do wykazu osobno.
- Brak nowych umów w miesiącu? Wykazu nie uzupełniasz, ale deklaracje zerowe do TFG i TFP nadal składasz.
Pierwszy wykaz w pigułce
Terminy: na bieżąco czy do 14 sierpnia?
Termin zależy od tego, gdzie prowadzisz wykaz. Jeśli prowadzisz go bezpośrednio w systemie TFG, dane wprowadzasz na bieżąco — po zawarciu umowy. Jeśli wykaz prowadzisz we własnym systemie, przekazujesz go do TFG do 14. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy. W praktyce: umowy z lipca muszą znaleźć się w systemie najpóźniej 14 sierpnia.
Nie musisz czekać do końca miesiąca — dane można wprowadzać od razu po podpisaniu umowy. Termin składania deklaracji (do 21. dnia miesiąca) pozostaje bez zmian.
Data zawarcia umowy decyduje o obowiązku, a 14. dzień kolejnego miesiąca — o terminie. Cała reszta to porządek w danych.
Jak przekazać dane: formularz, plik czy API
Do wyboru masz trzy sposoby: interaktywny formularz w portalu TFG, plik wsadowy (CSV lub JSON) oraz integrację przez API. Formularz i plik obsłużysz z dotychczasowego konta w portalu; API wymaga dodatkowo konta technicznego, o które wnioskuje się przez moduł korespondencji w portalu TFG.
- Plik wsadowy CSV/JSON może zawierać do 5000 umów (maks. 10 MB); plik do API — do 1000 umów.
- System nie przyjmie dwa razy tej samej nowej umowy — pliku nie uzupełnia się „narastająco”.
- Szablony plików i słowniki kodów znajdziesz w portalu TFG: Baza Wiedzy / „Jak korzystać z Portalu TFG?”.
- Sposoby można łączyć — np. część umów przez integrację, a pojedyncze uzupełniać formularzem.
Terminy, pola wykazu, słowniki i trzy drogi przekazania danych — wszystko w jednym PDF, prostym językiem, z checklistą na koniec.
Zmiana lub błąd po wysłaniu? Korekta w 14 dni
Umowy żyją: klient dopłaca, rozszerza ubezpieczenie, ktoś rezygnuje. Jeśli zmienia się umowa, która została już przekazana do systemu, wprowadzasz jej zmianę w terminie 14 dni od wystąpienia zmiany. Kolejna wpłata do tej samej umowy to nie nowy wpis — umowę wykazujesz raz, a potem aktualizujesz dane o wpłatach.
Korekty można robić także wsadowo: przygotowujesz osobny plik zawierający tylko zmienione umowy (może ich być kilka w jednym pliku). Oprócz nowych danych przewidziano operacje zmiany, poprawy błędu, usunięcia wpisu i rozwiązania umowy.
System nie pozwala dodać samych wpłat bez wprowadzonej wcześniej umowy. Najpierw umowa w wykazie, potem aktualizacje wpłat.
Nietypowe sytuacje pierwszego miesiąca
Pierwsze wykazy to też pierwsze zderzenie z nietypowymi przypadkami. Najczęstsze z nich mają już oficjalne odpowiedzi:
- Część grupy leci, część jedzie autokarem albo wraca w innym terminie? Jedna umowa może mieć do 50 wariantów podróży — każdy uczestnik może mieć przypisany inny.
- Transport łączony (np. samolot + autokar) — można wskazać do 3 rodzajów transportu.
- Wycieczka objazdowa — można dodać do 5 krajów.
- Rejs bez ustalonej trasy — podajesz port rozpoczęcia i zakończenia.
- Opłata poza łączną ceną imprezy (np. płatna na miejscu przewodnikowi) — nie wchodzi do wykazu.
Najwięcej stresu w pierwszym miesiącu bierze się nie z samego wysłania, tylko z ręcznego zbierania danych na ostatnią chwilę. Kiedy umowy, wpłaty i zwroty są prowadzone w jednym systemie od dnia podpisania, wykaz — i każda jego korekta — składa się sam z codziennej pracy.