Do 14 sierpnia został równo miesiąc. Tego dnia mija termin przekazania do systemu TFG pierwszego wykazu umów, czyli wszystkich umów zawartych w lipcu. I o ile przy umowie indywidualnej sprawa jest prosta, bo jedna rodzina, jedna cena i kilka wpłat, o tyle przy umowie grupowej zaczyna się prawdziwy test. Bo umowa grupowa jest podpisywana na deklarowaną liczbę osób i deklarowaną kwotę, a potem życie pisze własny scenariusz: grupa topnieje albo rośnie, cena za osobę się zmienia, a w środku grupy każdy płaci trochę inaczej. Tymczasem fundusz chce widzieć konkretną łączną cenę i konkretne wpłaty. Nie te z dnia podpisania, tylko aktualne.
Czego TFG chce przy każdej umowie
W wykazie umów każda umowa występuje osobno, ze swoim kompletem danych. Fundusz chce znać między innymi łączną cenę usług objętych umową (a gdy kwoty są w różnych walutach, poszczególne kwoty składające się na cenę), liczbę podróżnych, termin imprezy, kraj realizacji, rodzaj transportu oraz wysokość przyjętych wpłat. Od lipca doszło też wskazanie, czy przed realizacją imprezy przyjmujesz przedpłaty.
I najważniejsze: nie jest tak, że przekazujesz dane raz, w dniu podpisania, i temat zamknięty. Umowę wykazujesz raz, a potem aktualizujesz jej dane przy każdej zmianie, w tym przy każdej kolejnej wpłacie. Na wprowadzenie zmiany masz 14 dni od jej wystąpienia. Czyli to, co wisi w systemie TFG, ma odpowiadać stanowi faktycznemu Twojej umowy przez cały czas jej życia, a nie tylko w dniu, w którym ją zgłosiłeś.
Umowa grupowa, czyli kwota, która żyje
Zobaczmy to na typowym przykładzie. Szkoła podpisuje z Tobą umowę na wycieczkę do Chorwacji. W umowie są widełki: minimum 45, maksimum 50 osób, cena 2400 zł od osoby przy pełnym autokarze. Do wykazu TFG idzie umowa z 50 podróżnymi i łączną ceną 120 000 zł, bo tyle wynika z deklaracji w dniu podpisania.
Mijają dwa miesiące, szkoła zamyka zapisy i okazuje się, że jedzie 40 osób. Autokar kosztuje tyle samo, pilot kosztuje tyle samo, parkingi i opłaty drogowe też, więc koszty stałe rozkładają się na mniej osób i cena rośnie do 2500 zł. W tym momencie w Twojej umowie zmieniło się wszystko, co widzi fundusz: liczba podróżnych już nie wynosi 50, cena za osobę już nie wynosi 2400 zł, a łączna cena umowy nie ma nic wspólnego ze 120 000 zł, które wiszą w wykazie.
Trzy ceny w jednej grupie
Na tym nie koniec, bo grupa to nie czterdzieści identycznych pozycji na fakturze. W umowie ustaliliście, że opiekun grupy jedzie za darmo. Nauczyciel, który organizuje wyjazd od strony szkoły, wynegocjował połowę ceny dla swojego syna. Zostaje 38 osób, które płacą pełne 2500 zł. Policzmy uczciwie: 38 razy 2500 zł daje 95 000 zł, syn nauczyciela dokłada 1250 zł, opiekun 0 zł. Łączna cena umowy wynosi 96 250 zł. Nie 120 000 zł z dnia podpisania i nie 100 000 zł, które wyszłyby z prostego mnożenia 40 osób razy cena katalogowa.
Łączna cena umowy grupowej to nie liczba osób razy cena z cennika. To suma indywidualnych ustaleń z każdym uczestnikiem: cen pełnych, cen obniżonych i miejsc gratisowych. Jeżeli nie prowadzisz ceny przy każdym uczestniku, tej sumy nie da się policzyć rzetelnie.
To samo dotyczy wpłat. Rodzice 38 uczestników wpłacają zaliczki po 500 zł, ktoś od razu przelewa całość, ktoś płaci w trzech ratach, a część pieniędzy w ogóle nie przechodzi przez konto, bo nauczyciel zbiera gotówkę od rodziców i przekazuje ją do ręki. Suma wpłat przypisanych do umowy musi się zgadzać z tym, co biuro faktycznie przyjęło, przelewem i gotówką razem, bo właśnie tę sumę aktualizujesz w wykazie TFG. Kiedy wpłaty są zapisywane luzem, bez przypisania do uczestnika i umowy, po dwóch miesiącach nikt już nie wie, czyja rata jest która, co się stało z gotówką przyjętą w czerwcu i ile naprawdę brakuje do pełnej kwoty.
Każda zmiana to korekta wykazu
Teraz zbierzmy, co w naszym przykładzie wymaga aktualizacji w systemie TFG: zmiana liczby podróżnych z 50 na 40, zmiana łącznej ceny ze 120 000 zł na 96 250 zł oraz każda kolejna wpłata od rodziców. Każde z tych zdarzeń ma swój termin: 14 dni od wystąpienia zmiany. A przecież mówimy o jednej grupie. Biuro, które obsługuje kilkanaście wyjazdów jednocześnie, takich żyjących kwot ma kilkanaście naraz.
Jeżeli łączna cena umowy jest liczbą wpisaną ręcznie do komórki arkusza w dniu podpisania, to kto ją przeliczy po zamknięciu listy? A kto przeliczy jeszcze raz, gdy tydzień przed wyjazdem dopisze się dwóch spóźnialskich, a jedna osoba zrezygnuje? W praktyce dzieje się jedno z dwojga: albo w wykazie wisi kwota sprzed trzech zmian, albo ktoś co tydzień ręcznie uzgadnia arkusz z listą uczestników, przelewami na koncie i systemem TFG. Obie wersje kosztują, tylko w innej walucie: pierwsza ryzykiem, druga czasem.
Najszybciej zdradzają Cię wpłaty. Je akurat aktualizujesz w miarę na bieżąco, bo pieniądze realnie przychodzą, przelewem na konto albo gotówką do ręki, i każdą przyjętą kwotę trzeba gdzieś zapisać. Jeżeli jednocześnie nie aktualizujesz uczestników i łącznej ceny, w wykazie narasta suma wpłat, która nie ma prawa zgodzić się z sumą wycieczki. Wpłaty zatrzymują się na 96 250 zł przy cenie 120 000 zł, choć wyjazd dawno się odbył i nikt niczego nie dochodzi. Albo odwrotnie, wpłaty przekraczają kwotę umowy, bo grupa urosła, a cena w wykazie została stara. Takiej rozbieżności nie trzeba szukać, ona sama rzuca się w oczy każdemu, kto spojrzy w dane. Trudno o prostszy sygnał nieprawidłowości.
Umowa grupowa w wykazie TFG
Terminy, pola wykazu, słowniki i trzy drogi przekazania danych. Wszystko w jednym PDF, napisane prostym językiem, z checklistą na koniec.
Umowa to jedno, uczestnicy to drugie
Cały problem sprowadza się do jednej zasady. Umowa trzyma warunki: widełki liczby osób, zasady cenowe, miejsca gratisowe, harmonogram wpłat. Lista uczestników trzyma rzeczywistość: kto imiennie jedzie i za jaką cenę. To są dwie różne rzeczy i nie wolno ich sklejać w jedną liczbę wpisaną przy podpisaniu. Łączna cena i liczba podróżnych, które przekazujesz do TFG, muszą wynikać z listy uczestników, bo tylko ona nadąża za życiem grupy.
Nie ma w tym żadnej magii, jest za to proces, porządek i systematyka. A dobrze poukładany system po prostu to ułatwia i pilnuje za Ciebie. Każdy uczestnik jest podpięty pod umowę i ma własną cenę: pełną, obniżoną albo zerową, gdy jedzie jako opiekun. Łączna cena umowy liczy się sama jako suma cen uczestników, więc gdy grupa z 50 deklarowanych osób robi się czterdziestką, kwota umowy zmienia się w tej samej chwili i od razu widać, co wymaga aktualizacji w wykazie. Wpłaty są przypisane do konkretnych uczestników, niezależnie od tego, czy przyszły przelewem, czy zostały przyjęte w gotówce, więc w każdej chwili wiesz, ile przyjęto na poczet umowy, kto zalega i czy suma wpłat schodzi się z łączną ceną wycieczki. Przy okazji porządkuje się też składka na fundusz, bo liczy się od rzeczywistych uczestników, a nie od deklaracji sprzed miesięcy.
Deklarowana wielkość grupy starzeje się już w dniu podpisania umowy. Wykaz TFG wymaga stanu faktycznego, a stan faktyczny znają tylko uczestnicy i ich ceny.
Miesiąc do pierwszego granicznego terminu to dokładnie tyle czasu, ile potrzeba, żeby przestawić się z kwot wpisywanych ręcznie na kwoty wynikające z uczestników. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, gdy umowa, lista uczestników, wpłaty i dane do wykazu są jednym zbiorem danych, umów bezpłatną prezentację. Pokażemy to na przykładzie takiej grupy jak Twoje: z opiekunem gratis, zniżką dla jednej osoby i listą, która zmienia się do ostatniego tygodnia.