14 sierpnia mija pierwszy termin przekazania wykazu umów do systemu TFG. Do funduszu trafiają dane o umowach zawartych w lipcu, pierwszym miesiącu nowego obowiązku. W ostatnich dniach rozmawiamy z organizatorami, którzy domykają swoje wykazy, i trzy pytania powtarzają się najczęściej. Co ciekawe, żadne z nich nie dotyczy techniki przekazania danych. Wszystkie sprowadzają się do tego samego: które umowy w ogóle wykazać.
Zebraliśmy je w jednym miejscu, razem z odpowiedziami. Jeśli któreś z nich właśnie blokuje Twój wykaz, poniżej znajdziesz rozstrzygnięcie. A jeśli zdążyłeś już wszystko przekazać, te same odpowiedzi przydadzą się przy wykazie za sierpień.
Pytanie 1: Czy wycieczki jednodniowe zgłaszać do wykazu?
Nie, jeśli trwają krócej niż 24 godziny i nie obejmują noclegu.
Ustawa o imprezach turystycznych wyłącza takie imprezy ze swojego zakresu już na starcie. Skoro jednodniówka bez noclegu nie podlega ustawie, nie podlega też obowiązkom wobec TFG: ani składkom, ani deklaracjom, ani wykazowi umów.
Uwaga na dwie pułapki:
- Nocleg zmienia wszystko. Wycieczka „jednodniowa" z nocnym przejazdem i noclegiem po drodze przestaje być jednodniówką w rozumieniu ustawy. Liczy się faktyczny czas trwania i obecność noclegu, nie nazwa w ofercie.
- Granica 24 godzin jest twarda. Wyjazd o 5:00 rano z powrotem o 6:00 następnego dnia to już więcej niż doba. Taka impreza podlega ustawie w całości, z wykazem włącznie.
Jeśli w Twojej ofercie jednodniówki mieszają się z wyjazdami wielodniowymi, warto oznaczyć je w systemie już na etapie tworzenia oferty. Wtedy przy wykazie nie trzeba za każdym razem zastanawiać się od nowa.
Pytanie 2: Umowa zawarta, ale klient jeszcze nie zapłacił. Wysyłać?
Tak. O obowiązku decyduje data zawarcia umowy, nie data wpłaty.
Umowa podpisana w lipcu wchodzi do wykazu za lipiec, nawet jeśli na koncie nie pojawiła się jeszcze ani złotówka. Dotyczy to też coraz częstszego w grupówkach modelu, w którym instytucja płaci po realizacji wyjazdu: szkoły, parafie i zakłady pracy regularnie rozliczają się przelewem po powrocie grupy.
Wykaz przewiduje ten scenariusz wprost. Przy każdej umowie wskazujesz, czy przyjmujesz przedpłaty, czy płatność następuje po realizacji świadczenia. Umowę bez wpłat przekazujesz z zerowymi wpłatami i odpowiednim oznaczeniem sposobu płatności.
A gdy wpłata w końcu przyjdzie? To zmiana danych w umowie, którą wprowadzasz do systemu TFG w ciągu 14 dni od jej zaistnienia. Jedna umowa, jeden wpis w wykazie, aktualizowany w miarę spływania wpłat. Nie wprowadza się umowy drugi raz.
Więcej o tym, jak kwota umowy „żyje" w grupówkach, pisaliśmy w artykule o łącznej cenie w umowach grupowych.
Pytanie 3: Klient dopłaca do wycieczki sprzedanej w maju. Czy ta wpłata idzie do TFG?
Nie. Umowy zawarte przed 1 lipca 2026 w ogóle nie wchodzą do wykazu.
To pytanie dostaliśmy w wersji rozbudowanej: czy do systemu TFG trafiają tylko umowy zawarte od lipca, czy wszystko, co dzieje się od lipca, także przy starszych umowach? Na przykład wpłaty dopisywane do wycieczek sprzedanych wiosną.
Odpowiedź funduszu jest jednoznaczna i wygodna dla organizatorów: granicą jest data zawarcia umowy. Umowa z maja czy czerwca nie podlega wykazowi, niezależnie od tego, co się z nią dzieje po 1 lipca:
- wpłaty i dopłaty do starszych umów: nie wykazujesz,
- zmiany w starszych umowach (termin, liczba uczestników, cena): nie wykazujesz,
- rozwiązanie starszej umowy: nie wykazujesz.
Nie ma też obowiązku uzupełniania wykazu wstecz o umowy sprzed lipca. System TFG zaczyna „widzieć" Twoją sprzedaż od umów lipcowych i to one, wraz ze wszystkimi późniejszymi zmianami, podlegają raportowaniu.
Pamiętaj tylko, że wykaz umów to osobny obowiązek od deklaracji i składek TFG/TFP. Starsze umowy nadal rozliczasz składkowo na dotychczasowych zasadach. O tym, czego w terminach i kontrolach naprawdę się bać, a czego nie, pisaliśmy tutaj.
Co zrobić inaczej przed terminem za sierpień
Wnioski z pierwszego miesiąca są proste. Problemy nie leżą w technice przekazania danych, tylko w kwalifikacji umów. Dlatego przed 14 września warto:
- Rozstrzygać kwalifikację przy podpisaniu umowy, nie przed terminem. Jednodniówka czy impreza podlegająca ustawie? Przedpłaty czy płatność po realizacji? To wiadomo w dniu podpisania i wtedy należy to oznaczyć.
- Dopisywać wpłaty na bieżąco. Termin 14 dni na zgłoszenie zmiany danych liczy się od każdej wpłaty osobno. Odkładanie tego na „przed czternastym" to prosta droga do przeterminowanych aktualizacji.
- Nie ruszać umów sprzed lipca. Cokolwiek się z nimi dzieje, wykaz ich nie dotyczy. Energia włożona w ich „uzupełnianie" jest po prostu stracona.
- Wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za wykaz. W biurach, gdzie wykazem zajmuje się „ktoś", pytania pojawiają się wieczorem w przeddzień terminu.
Krok po kroku ręczny proces w portalu TFG, dwa przykłady na liczbach i prosty rachunek, przy jakiej skali ręczne klikanie przestaje się opłacać. Wszystko w jednym PDF.
Najczęstsze pytania
Czy jednodniówkę z noclegiem trzeba wykazać? Tak. Nocleg włącza imprezę pod ustawę niezależnie od czasu trwania, a umowa zawarta od 1 lipca 2026 podlega wykazowi.
Podpisałem umowę w czerwcu, wyjazd jest we wrześniu. Wykazywać? Nie. Decyduje data zawarcia umowy. Umowy sprzed 1 lipca 2026 nie wchodzą do wykazu, nawet gdy wyjazd i wpłaty przypadają później.
Klient zapłaci całość po powrocie z wycieczki. Kiedy umowa trafia do wykazu? W wykazie za miesiąc, w którym umowę zawarto. Wpłatę dopisujesz w ciągu 14 dni od jej otrzymania, a przy umowie oznaczasz płatność po realizacji świadczenia.
W sierpniu nie zawarłem żadnej umowy. Co przekazuję? Wykazu nie uzupełniasz, ale deklaracje zerowe do TFG i TFP składasz jak dotychczas.
Wykaz, który prowadzi się sam
W TourFlow kwalifikacja dzieje się przy tworzeniu wycieczki i umowy: system wie, czy impreza podlega ustawie, jak rozliczana jest płatność i które umowy wchodzą do wykazu za dany miesiąc. Wpłaty dopisują się do wykazu w momencie zaksięgowania, a przed terminem dostajesz gotowe dane do przekazania.
Jeśli coś blokuje Twój wykaz jeszcze przed terminem, po prostu zadzwoń: 796 377 366, podpowiemy niezależnie od tego, z jakiego systemu korzystasz. A jeśli wrzesień ma przebiec spokojniej niż sierpień, umów krótką prezentację.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Odpowiedzi oparliśmy na oficjalnych pytaniach i odpowiedziach opublikowanych przez TFG.