Korekta wykazu TFG: kiedy ją wysłać, jak to zrobić i dlaczego masz na to tylko 14 dni

Pierwszy wykaz umów za Tobą. 14 sierpnia minął termin przekazania danych o umowach zawartych w lipcu i większość organizatorów odetchnęła z ulgą. Mamy jednak wiadomość, która tę ulgę skróci: to nie był finisz, tylko start. Wykaz umów nie jest obowiązkiem miesięcznym. Jest obowiązkiem ciągłym. Każda zmiana w umowie, która już trafiła do systemu TFG, ma swój własny termin: niezwłocznie, najpóźniej 14 dni od dnia zmiany.

Kto myśli rytmem „raz w miesiącu przed czternastym", ten przy korektach jest już spóźniony. W tym artykule pokazujemy, kiedy korekta jest w ogóle potrzebna, jak ją złożyć ręcznie i jak plikiem, oraz gdzie w tym procesie kryje się najwięcej pracy. Na końcu pokażemy na konkretnym przykładzie, jak te kroki skrócić do jednego kliknięcia.

Po pierwszym wykazie zaczyna się właściwa praca

Weźmy przykład, który znasz z życia. Szkoła, wycieczka do Chorwacji, umowa grupowa na 45 osób po 2400 zł od osoby. Umowa podpisana w lipcu, więc poszła w pierwszym wykazie. I co się dzieje dalej? Normalne życie grupy: do wyjazdu dopisują się 3 osoby i robi się 48, rodzice zaczynają wpłacać drugą ratę, a jedna rodzina rezygnuje i dostaje zwrot według rozliczenia 20/80.

Każde z tych zdarzeń zmienia dane, które fundusz już od Ciebie dostał. I każde z nich oznacza korektę wykazu. Nie za miesiąc, nie przy okazji następnej wysyłki, tylko w terminie liczonym od dnia tej konkretnej zmiany.

Kiedy trzeba wysłać korektę: jakie dane mogą się zmienić

Korektę wysyłasz wtedy, gdy zmieniło się coś, co faktycznie jest w wykazie. A w wykazie jest konkretny, zamknięty zestaw danych o umowie:

• liczba podróżnych (w naszym przykładzie z 45 na 48),
• termin realizacji od i do (przesunięcie wyjazdu choćby o jeden dzień),
• kraj, zakres terytorialny i miejscowość lub trasa,
• rodzaj transportu i lotnisko docelowe przy lotach,
• łączna cena usług i waluta (3 nowe osoby po 2400 zł to 7200 zł więcej),
• każda wpłata: data, kwota i waluta,
• każdy zwrot: data, kwota i waluta (nasza rezygnująca rodzina),
• sposób przyjmowania wpłat (przedpłaty albo płatność po realizacji),
• rozwiązanie całej umowy.

Jest też druga strona tej listy i ona daje spokój. Zmiana notatek, opiekuna grupy, programu zwiedzania, danych kontaktowych rodziców, rozmieszczenia w autokarze: nic z tych rzeczy nie wchodzi do wykazu, więc nie wymaga korekty. Korektę wywołuje wyłącznie zmiana danych, które fundusz faktycznie dostał.

Cztery rodzaje operacji, nie jedna

System TFG rozróżnia cztery rodzaje informacji o umowie i warto je znać, bo przy wysyłce trzeba wybrać właściwy:

• NOWEDANE: umowa, której fundusz jeszcze nie widział. Tak poszła Twoja umowa w pierwszym wykazie.
• KOREKTA: zmiana danych umowy, która już jest w systemie. Dopłata, nowa osoba, zwrot, przesunięcie terminu.
• ROZWIAZANIE: umowa przestała obowiązywać. Cała grupa odwołana, klient odstąpił od umowy.
• USUNIECIE: umowa trafiła do wykazu przez pomyłkę i w ogóle nie powinna w nim być. Przykład: zgłoszona jednodniówka bez noclegu.

Przy korekcie system pyta dodatkowo o powód i tu też są dwie możliwości: ZMIANA, gdy umowa po prostu żyje (dopłaty, nowe osoby), oraz BLAD, gdy poprawiasz własną pomyłkę z wcześniejszej wysyłki. Przy powodzie ZMIANA podajesz też datę zmiany umowy. To rozróżnienie jest ważne, bo rezygnacja jednej rodziny z grupy to KOREKTA (umowa dalej obowiązuje, zmienia się liczba osób i dochodzi zwrot), a odwołanie całego wyjazdu to ROZWIAZANIE.

Termin 14 dni jest kroczący i to jest sedno sprawy

Ustawa mówi wprost: dane wprowadzone do systemu aktualizuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania ich zmiany. Od dnia zmiany, nie od końca miesiąca. Każda zmiana ma swój własny zegar.

Policzmy na naszym przykładzie. Rodzic wpłaca drugą ratę w piątek 28 sierpnia. Korektę tej umowy musisz przekazać najpóźniej 11 września. Trzy nowe osoby dopisały się 2 września? Ta zmiana ma termin do 16 września. Rytm „usiądę do TFG raz w miesiącu" tego nie obsłuży, bo terminy rozjeżdżają się po całym kalendarzu.

Dlaczego warto tego pilnować? Fundusz ma prawo porównywać wykaz z Twoimi deklaracjami i wzywać do uzupełnienia braków w terminie 14 dni, z wiadomością do marszałka województwa. Dalsza ścieżka to wniosek o wykreślenie z rejestru i trzyletni zakaz działalności. Nie strasznie, ale poważnie: o tym, czego w kontrolach naprawdę się bać, a czego nie, pisaliśmy osobno.

TFG widzi tylko numery umów. Ty pracujesz wycieczkami i ludźmi

Tu dochodzimy do miejsca, w którym korekty robią się naprawdę uciążliwe. W Twojej głowie i w Twoim biurze praca wygląda tak: „Chorwacja, wrzesień, klasa 3b, mama Kasi wpłaciła drugą ratę". Ale system TFG nie zna pojęcia wycieczki. Nie zna uczestników. Nie zna klas ani szkół. System TFG operuje wyłącznie numerami umów.

Każda korekta zaczyna się więc od tłumaczenia świata, w którym pracujesz, na świat, który rozumie fundusz. Przychodzi przelew z tytułem „dopłata Kasia Nowak 3b". Zanim w ogóle dotkniesz portalu TFG, musisz odpowiedzieć sobie na łańcuszek pytań: kto to wpłacił, do której wycieczki należy ten uczestnik, która umowa obsługuje tę wycieczkę i jaki dokładnie numer ma ta umowa w wykazie. Dopiero z tym numerem możesz cokolwiek skorygować.

Przy umowie grupowej ten łańcuszek ma jeszcze jedną pułapkę: wpłaty od czterdziestu ośmiu rodziców to zmiany w jednej umowie, więc musisz je zbierać i pilnować, które już zgłosiłeś. Przy umowach indywidualnych odwrotnie: dwadzieścia rodzin na tym samym wyjeździe to dwadzieścia umów i dwadzieścia numerów, a każda wpłata trafia do innej.

Bez systemu to wszystko trzeba trzymać w Excelu. Osobna kolumna na numer umowy, osobna na wycieczkę, osobna na uczestnika, osobna na daty wpłat i osobna na to, co już wysłano do TFG i kiedy, bo przecież termin 14 dni liczy się osobno dla każdej zmiany. Jeden arkusz, który musi być zawsze aktualny, prowadzony ręcznie, obok normalnej pracy biura. To właśnie w tym miejscu, nie w samym portalu, ginie najwięcej czasu i tu najłatwiej o spóźnioną korektę.

Jak zrobić korektę ręcznie w Portalu TFG

Sama korekta w portalu nie jest trudna, jeśli wiesz już, którą umowę poprawiasz. Prześledźmy ją na naszej dopłacie:

1. Ustal, do której umowy należy wpłata i jaki numer ma ta umowa w wykazie (to ten łańcuszek z poprzedniej sekcji).
2. Zaloguj się do Portalu TFG i wejdź w wykaz umów.
3. Znajdź umowę po numerze.
4. Wybierz korektę i wskaż powód: ZMIANA.
5. Podaj datę zmiany umowy.
6. Dopisz wpłatę: datę, kwotę i walutę. Sprawdź, czy pozostałe dane umowy są nadal aktualne.
7. Zapisz i sprawdź, czy portal przyjął dane bez błędów.
8. Odnotuj u siebie, że ta zmiana została zgłoszona i kiedy, żeby wiedzieć, co jeszcze czeka w kolejce.

Osiem kroków na jedną wpłatę jednego uczestnika. Przy kilku umowach miesięcznie to zupełnie znośne. Przy trzech grupach po kilkadziesiąt osób, gdzie raty spływają falami, robi się z tego codzienny rytuał, w którym najłatwiej pominąć nie krok w portalu, tylko krok pierwszy i ósmy: ustalenie numeru i zapisanie, co już poszło.

Jak zrobić korektę plikiem

Zamiast klikać umowy pojedynczo, możesz przygotować plik CSV lub JSON i wgrać go w portalu. Przy większej liczbie zmian to szybsze, ale plik ma swoje zasady, które trzeba znać, bo inaczej skończy się odrzutem:

• Jeden plik obsługuje jeden rodzaj operacji. Nie wgrasz nowych umów i korekt w jednym pliku. Masz nowe umowy, korekty i jedno rozwiązanie? To trzy osobne pliki, wgrywane po kolei.
• Korekta to pełny obraz umowy, nie sama różnica. W pliku podajesz komplet aktualnych danych umowy, także tych, które się nie zmieniły, plus wcześniejsze wpłaty razem z nową.
• Korekta wymaga dodatkowych pól: poprzedniego numeru umowy (przy zmianie numeru) i daty zmiany umowy.
• Kody muszą pochodzić ze słowników funduszu. Kraje, zakres terytorialny, rodzaj transportu, kody lotnisk: jedna literówka w kodzie i cały rekord wraca z błędem walidacji. O słownikach pisaliśmy w osobnym artykule.
• Limit to 1000 umów na plik.

Po wgraniu pliku sprawdź wynik przetwarzania. Plik przyjęty do przetwarzania to nie to samo co plik przyjęty: walidacja odbywa się po stronie funduszu i dopiero jej wynik mówi, czy korekty weszły.

Jak TourFlow skraca te kroki

Teraz obiecane porównanie. Ta sama sytuacja: mama Kasi z 3b wpłaca drugą ratę za Chorwację. Tak wygląda to bez systemu:

1. Znajdź w Excelu, kim jest Kasia Nowak i do której wycieczki należy.
2. Ustal, która umowa obsługuje tę wycieczkę.
3. Odczytaj numer umowy zgłoszony do TFG.
4. Zanotuj wpłatę w arkuszu rozliczeń grupy.
5. Zaloguj się do Portalu TFG i znajdź umowę po numerze.
6. Wybierz korektę, powód ZMIANA, podaj datę zmiany.
7. Dopisz wpłatę i zapisz.
8. Odnotuj w Excelu, że zmiana została zgłoszona i kiedy.

A tak wygląda ta sama dopłata w TourFlow:

1. Zaksięguj wpłatę przy uczestniku, tak jak i tak to robisz przy rozliczaniu grupy.
2. Kliknij „Wyślij" na ekranie synchronizacji TFG.

Cała reszta dzieje się pod spodem, bo system od początku wie to, co Ty: że Kasia jest uczestnikiem wycieczki do Chorwacji, że wycieczkę obsługuje konkretna umowa i jaki numer ta umowa ma w wykazie. Tłumaczenie świata wycieczek i ludzi na świat numerów umów, czyli ten najbardziej pracochłonny kawałek procesu, znika, bo powiązania są w systemie od dnia podpisania umowy.

Co konkretnie system robi za Ciebie przy korektach:

• Sam wyłapuje zmiany. Każda zmiana w umowie, wpłacie, zwrocie, uczestnikach, terminie czy transporcie wycieczki od razu ustawia umowę na liście „Korekty do wysłania". Nic nie trzeba notować obok.
• Sam dobiera rodzaj operacji. Nowa umowa to NOWEDANE, zmiana wysłanej to KOREKTA, usunięta to ROZWIAZANIE. Nie musisz pamiętać, która umowa już była w wykazie.
• Pilnuje terminu każdej korekty osobno. Przy każdej umowie widzisz „Wyślij do 11 września, zostało 6 dni". Gdy zostają 4 dni lub mniej, ostrzeżenie robi się pomarańczowe, po terminie czerwone. Korekty czekające na wysyłkę widzisz też od razu na pulpicie po zalogowaniu.
• Pokazuje, co dokładnie się zmieniło. Przed wysyłką rozwijasz umowę i widzisz stare i nowe wartości obok siebie, pole po polu. Możesz też porównać dane do wysyłki z tym, co poszło do funduszu poprzednio.
• Nie wysyła pustych korekt. Zmiana, która nie dotyka danych wykazu, na przykład notatki albo opiekun grupy, jest automatycznie odfiltrowana. Do funduszu idą tylko realne zmiany.
• Rozdziela operacje tak, jak wymaga fundusz. Osobne zasilenie dla nowych umów, osobne dla korekt, osobne dla rozwiązań, z kodami ze słowników i z kompletem wymaganych pól. Wysyłka idzie bezpośrednio do systemu TFG przez integrację API, osobno dla każdego biura.
• Trzyma historię wysyłek. W każdej chwili sprawdzisz, co dokładnie, kiedy i z jakim wynikiem poszło do funduszu przy każdej umowie. Koniec z kolumną „wysłane" w Excelu.

Osiem kroków spada do dwóch, a jedyny krok, który naprawdę wykonujesz, to księgowanie wpłaty, które robisz tak czy inaczej, bo grupa musi być rozliczona. Chcesz zobaczyć ten ekran na żywo, na danych podobnych do Twoich? Umów bezpłatną prezentację albo po prostu zadzwoń: 796 377 366.

Najczęstsze pytania o korekty

Czy każdą wpłatę zgłaszać osobną korektą? Możesz zgłosić kilka zmian jedną korektą, bo korekta przekazuje pełny, aktualny obraz umowy. Warunek jest jeden: żadna z tych zmian nie może przekroczyć swojego terminu 14 dni. W praktyce granicę wyznacza najstarsza niezgłoszona zmiana.

Zmienił się opiekun grupy albo program zwiedzania. Czy to korekta? Nie. Tych danych nie ma w wykazie, więc ich zmiana nie wymaga zgłoszenia.

Grupa urosła z 45 do 48 osób. Co koryguję? Liczbę podróżnych i łączną cenę usług, bo trzy osoby po 2400 zł podnoszą wartość umowy o 7200 zł. Obie zmiany zgłaszasz jedną korektą.

Jedna rodzina zrezygnowała i dostała zwrot. Korekta czy rozwiązanie? Korekta. Umowa grupowa dalej obowiązuje, zmienia się liczba osób, cena łączna i dochodzi pozycja zwrotu. Rozwiązanie zgłaszasz dopiero wtedy, gdy cała umowa przestaje obowiązywać. Więcej o zwrotach i rezygnacjach pisaliśmy tutaj.

Pomyliłem się w pierwszym wykazie. Co teraz? Jeśli dane były błędne, wysyłasz korektę z powodem BLAD. Jeśli umowa w ogóle nie powinna była trafić do wykazu, na przykład jednodniówka bez noclegu, zgłaszasz operację USUNIECIE.

Umowa sprzed 1 lipca 2026 się zmieniła. Czy robię korektę? Nie. Umowy zawarte przed 1 lipca w ogóle nie wchodzą do wykazu, więc nie ma czego korygować. Pisaliśmy o tym przy okazji pytań z finiszu pierwszego wykazu.

Na koniec wracamy do zdania z początku: wykaz umów to obowiązek ciągły, nie comiesięczny rytuał. Da się go prowadzić ręcznie, pokazaliśmy dokładnie jak. Ale przy każdej skali powyżej kilku umów wygrywa proces, porządek i systematyka, a system to ułatwia: zmiany wyłapują się same, terminy pilnują się same, a Tobie zostaje jedno kliknięcie.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zasady korekt opisaliśmy na podstawie ustawy oraz oficjalnych materiałów i odpowiedzi funduszu.